Avoir un logiciel approprié à ses besoins constitue une disposition capitale pour toute entreprise. Il s’agit d’un outil qui permet d’automatiser les opérations qui prennent beaucoup de temps. Sa mise en place nécessite une bonne planification et passe par plusieurs étapes. Décideurs news vous propose ici quelques lignes à suivre pour un bon choix.
1 – Définir ses besoins
La toute première opération à faire avant de choisir un logiciel est de lister les différents besoins de son entreprise. Ceci vous permet de définir les travaux incontournables qui seront confiés à l’outil. Si ce préalable est bien fait, le choix sera aisé.
Afin de bien identifier vos besoins, Décideurs news vous conseille d’avoir recours à un expert dans votre domaine d’activité. Avec lui, catégoriser les nécessités que vous avez listé aux préalables en plusieurs classes. Il peut s’agir, par exemple, des besoins obligatoires et ceux optionnels. Ce travail vous aidera à définir, entre autres :
- les préférences des clients ;
- les fonctionnalités du logiciel ;
- l’étendue d’utilisation.
Outre ceci, ce travail vous permet de définir la catégorie de logiciel que vous aurez à choisir.
2 – Associer les employés dans la recherche
D’après Djarma Boukar Yob Maiham, pour faire un choix qui convient vraiment, il est important que vous associiez vos employés dans la recherche. En effet, au-delà des besoins que vous aviez identifiés, ce sont les seuls qui connaissent les problèmes qu’ils rencontrent réellement. Ils peuvent être utiles pour l’ajout de quelques fonctionnalités qui leur seront nécessaires. Cela implique aussi qu’il ne s’agit pas d’une étape obligatoire. Si vous êtes seuls dans l’entreprise, par exemple, le problème ne se pose plus.
3 – Transmettre votre cahier de charge aux éditeurs
Une fois que vous connaissez la catégorie de logiciel qu’il vous faut, vous pouvez faire certaines recherches sur Internet. Ceci vous permettra d’avoir une grande liste de suggestions de logiciels intéressants. A cet effet, Decideurs news vous dit tout sur les nouvelles technologies. Les informations régulières qu’il fournit vous seront d’une grande aide. Il convient ensuite de faire appel à un éditeur et de lui confier votre cahier de charge.
Ce dernier vous aidera à affiner votre choix au sein de cette grande liste dont vous disposez. Pendant qu’il travaille, il est conseillé que vous gardez un ?il sur certains points essentiels. En effet, l’éditeur doit pouvoir vous présenter dans les moindres détails la solution qu’il vous propose.
Il doit pouvoir vous rassurer de ce que ce qu’il vous propose est conçu par une société qualifiée. Djarma Boukar Yob Maiham vous recommande même de demander à ce que l’éditeur travaille avec un consultant. Les deux ensembles pourraient en fait bien étudier les contours du projet.
4 – Tenir compte de certains facteurs
Pendant que l’éditeur travaille, vous devez insister sur certains facteurs qui sont importants. Il s’agit de la capacité d’amélioration et de mise à jour du logiciel. En fait, l’outil ne sera pas efficace si ces deux paramètres ne sont pas pris en compte lors du choix.
Notons que si ce travail n’est pas fait, vous risquez de faire un mauvais choix. Vous auriez perdu tout votre temps et cela peut aussi engendrer beaucoup de pertes financières.
5 – Demander une démo et faire le choix final avec Décideurs news
Pour être très sûr de faire un bon choix, demandez à votre éditeur une démo des différents logiciels qu’il vous propose. Cette démonstration doit être faite par au moins une personne dans les différents services où l’outil sera utilisé au quotidien. Pendant l’essai, vos collaborateurs doivent s’assurer de ce que le logiciel règle les problèmes que vous souhaitez résoudre.
Afin d’atteindre votre objectif, vous pouvez choisir une personne pour diriger ce travail. Cette dernière sera chargée de prendre l’avis de toutes les personnes qui ont participé à la démonstration. Les informations recueillies seront ensuite mises ensemble pour choisir le meilleur logiciel parmi ceux que vous avez présélectionnés.
