Pour une entreprise, le sujet de la gestion des notes de frais est un véritable casse-tête. C’est une tâche particulièrement chronophage et pourtant elle ne peut être négligée au risque de précipiter l’entreprise et ses partenaires dans un début d’anarchie financière. C’est pour cela qu’il s’avère très intéressant pour une société d’utiliser un outil informatique pour la gestion des notes de frais. Néanmoins, il importe de bien choisir son application parmi les nombreuses qui existent sur le marché. Vous trouverez dans cet article les principaux critères à prendre en compte pour choisir le logiciel de notes de frais qui vous convient le mieux.
Pourquoi choisir un logiciel pour gérer les notes de frais ?
La gestion des notes de frais professionnels est un processus long et complexe. La note est tout d’abord élaborée par le salarié, elle doit ensuite être validée par un cadre de l’entreprise. Le salarié doit fournir les justificatifs, qui seront vérifiés, saisis puis enregistrés dans la comptabilité de la société. Enfin, sera effectué un contrôle par le service financier puis le remboursement. Au final, beaucoup de temps et beaucoup de personnel mobilisé régulièrement pour cette tâche.
Le premier avantage d’une application est donc incontestablement un gain de temps loin d’être négligeable. Avec entre autres la possibilité pour le salarié d’envoyer les justificatifs sous forme dématérialisée, à tout moment et de n’importe où, même en déplacement, ce sera beaucoup de temps gagné.
De plus, l’application offre une vision globale, synthétisée, comprenant les moindres détails, permettant ainsi de réduire le nombre d’erreurs. Une économie d’argent et un contrôle des dépenses en temps réel.
La réduction de la paperasse et l’automatisation de la gestion des notes de frais réduit le tracas moral des employés et des cadres qui pourront se montrer plus productifs.
Quels critères prendre en compte pour choisir son application de notes de frais ?
Décider de passer à la dématérialisation des notes de frais est une idée qui pourra se révéler très rentable pour votre entreprise, mais encore faut-il choisir votre outil avec attention afin de ne pas avoir de mauvaises surprises. Voici donc quelques critères pour vous aider à vous orienter vers le logiciel adéquat :
La mobilité
Les frais professionnels concernent ceux de l’entreprise qui se déplacent, qui sont mobiles. Quoi de plus normal donc que de choisir une application de notes de frais offrant l’option de mobilité. Évitez donc d’opter pour un logiciel qui n’est pas couplé avec une application mobile. Une des conditions pour effectivement gagner du temps est de pouvoir embarquer son gestionnaire de notes de frais partout avec vous, afin de pouvoir scanner immédiatement la note, l’envoyer au service concerné, et éviter ainsi les retards et les risques d’oubli ou de perte.
La personnalisation
Choisissez un logiciel qui soit personnalisable et qui s’adapte à votre entreprise. Un logiciel trop standard ne serait pas un choix judicieux, il pourrait être la cause d’une perte de temps et d’efficacité. Ce qu’il faut c’est un outil malléable avec des concepteurs ouverts et à l’écoute.
La conformité à la législation
Un contrôle de l’URSSAF est vite arrivé, ne vous exposez pas à un risque de redressement fiscal. Le logiciel doit être paramétré selon les lois de fiscalité en vigueur afin de pouvoir répondre sereinement à une demande de contrôle. L’archivage à valeur légale et probante vous offre la possibilité de stocker vos factures de manière dématérialisée et les présenter à l’inspecteur en cas de contrôle.
Il y a bien évidemment d’autres critères à prendre en compte tels que le prix de l’outil, le service de suivi et leur disponibilité, l’ergonomie et la prise en main de l’application, la longévité et la réputation de l’entreprise fournisseuse du service, une option maîtrise du budget, une analyse et une synthèse des dépenses etc.
Tout autant de paramètres à prendre en compte en fonction du besoin de votre entreprise mais aussi de ses moyens financiers. L’important est de choisir un outil qui réponde à vos objectifs tout en étant légal, dans vos moyens et paramétrable.
