À l’ère de la technologie actuelle, la gestion d’entreprise est plus simplifiée grâce aux nombreux outils électroniques disponibles. C’est en effet le cas avec la gestion électronique de documents (GED) qui sert à numériser, indexer, rechercher, diffuser et archiver un document.
Un logiciel de gestion électronique de documents permet aux collaborateurs d’accéder facilement aux fichiers en cas de besoin et ce n’est là qu’un de ses multiples avantages.
La gestion électronique de documents améliore la collaboration et la productivité des entreprises
La mise en place d’une gestion électronique de documents vous permet de centraliser vos fichiers, ce qui aide vos équipes à s’y référer à tout moment. La communication interne est ainsi améliorée et le partage des ressources est plus facile et rapide. Cela permet à la plateforme de GED de décupler la productivité des collaborateurs.
D’autre part, la numérisation des documents favorise leur traçabilité. C’est-à-dire qu’il est possible de les annoter et de les modifier avec l’avantage de pouvoir consulter toutes les versions éditées. De plus, la synchronisation automatique des données permet aux salariés d’accéder à tous les fichiers dernièrement mis à jour.
Les documents sont mieux sécurisés et faciles d’accès
Un autre atout important de la gestion électronique de documents est que tous vos fichiers sont efficacement sécurisés. En contrôlant les droits d’accès, elle vous aide à ne permettre qu’à une poignée de collaborateurs d’accéder à certaines données confidentielles.
Vous évitez ainsi toute fuite d’informations sensibles. De plus, la numérisation des documents vous épargne de toute perte ou détérioration de ces derniers. Grâce à cette solution, vos fichiers bénéficient d’une protection optimale.
La GED est une solution économique et écologique
En plus d’être efficace, pratique et sécurisée, la gestion électronique de documents vous permet de faire des économies. En effet, la dématérialisation exempte l’entreprise de tout document physique ainsi que de l’achat de matériels tels que les scanners, les imprimantes ou encore l’encre.
De plus, un système de GED contribue à l’archivage de tous vos documents en ligne donc nul besoin d’infrastructures physiques. D’autre part, il permet également à votre entreprise de participer à la protection de l’environnement.
En vous passant définitivement de l’utilisation de l’encre et du papier, vous effacez votre empreinte carbone et luttez contre la déforestation. Aussi, l’utilisation de moyens de transport classiques pour vos livraisons de courriers postaux est réduite grâce à l’envoi de courriers électroniques. Vous accédez ainsi à une gestion écoresponsable avec l’adoption de la gestion électronique de documents.
Le gain de temps et le service client optimisé
Finis les temps où il fallait 10 à 20 minutes pour mettre la main sur tel ou tel document. La gestion électronique de documents vous permet de trouver un fichier en seulement quelques clics, ce qui vous fait gagner assez de temps.
Vous pouvez aussi le consulter et même le télécharger pour une étude approfondie. Que ce soit pour l’ajout ou le déplacement d’un document par exemple, le logiciel de GED vous aide en un temps record.
Par ailleurs, l’archivage en ligne de vos documents permet à vos clients de retrouver tous les fichiers les concernant en quelques secondes. Quant aux collaborateurs, ils peuvent rapidement accéder aux données des différents partenaires. De plus, le processus d’échanges entre l’entreprise et ses clients est plus accéléré. Tout ceci vous permet d’offrir à votre clientèle un accompagnement sur mesure.
